Năm 2006, Trịnh Đức Phú, giám đốc công ty cổ phần Văn phòng
trọn gói, là người Việt đầu tiên mở ra xu hướng cho thuê "văn phòng
ảo" tại Hà Nội. Trong tay Phú khi đó có 100m2 mặt sàn cho thuê, đến nay đã
là 4000m2. Khoảng 3 tháng trở lại đây, số khách hàng của công ty tăng lên gấp
đôi, và hơn một tháng nay thì không còn chỗ cho thuê.
Anh Phú lý giải nguyên nhân là do khủng hoảng kinh tế, giá văn phòng thật
thậm chí giảm đi nhưng các doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí nên tìm đến “văn
phòng ảo” nhiều hơn để tiết kiệm.
Khó người, lợi ta
Hiện tại ở Hà Nội có khoảng 6 công ty kinh doanh văn phòng trọn gói, trong đó
dịch vụ "văn phòng ảo."
Khái niệm "văn phòng ảo" xuất hiện ở Việt Nam
đầu những năm 2000, khi một số công ty địa ốc nước ngoài đặt chân vào Việt Nam và mở ra xu
hướng kinh doanh mới trong lĩnh vực này.
“Văn phòng ảo” còn được gọi là văn phòng cho thuê 0 m2. Trên thế giới, dịch vụ
này đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì khá mới mẻ. Những công ty
cung cấp dịch vụ này đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G-Office,
Văn phòng trọn gói...
Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị
đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Ngoài ra, doanh nghiệp
không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của
"văn phòng ảo" sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ
liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này
sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.
Anh Nguyễn Minh Khuê, Giám đốc Công ty Abix, cho biết, công ty anh đã có trụ sở
chính rộng hơn 200m2 nhưng ở vị trí khuất nên quyết định thuê văn phòng ảo tại
Regus. Địa chỉ công ty thuê nằm ở vị trí đắc địa (59A Lý Thái Tổ, quận Hoàn
Kiếm) là cách thức để nâng cao thương hiệu nhanh nhất. "Không thể để khách
hàng tìm đến vị trí hẻo lánh để giao dịch,” anh Khuê nói.
"Khi tọa lạc ở những vị trí đắc địa cũng có nghĩa là thương hiệu của công
ty được nâng lên," anh Phú chia sẻ.
Trung bình thuê một văn phòng thật hạng A có chi phí 50 USD/m2, với loại văn phòng
hạng B cũng phải mất 35 USD/m2. Trong khi đó, thuê "văn phòng ảo" chỉ
mất tổng cộng khoảng 200 USD mỗi tháng.
Với khoảng 4000m2 mặt sàn cho thuê hiện nay, anh Phú đang có kế hoạch mở rộng
thêm địa chỉ "văn phòng ảo" cho thuê ở tất cả các quận thuộc Hà Nội.
Đối tượng mà công ty của anh hướng đến là những công ty mới thành lập, vốn ít nhưng
cần một địa chỉ giao dịch sang trọng, tiện lợi.
"Khi gặp khủng hoảng, tất cả các công ty đều cắt giảm chi phí. Với những
công ty vừa và nhỏ mới thành lập, chỉ cần một để nơi giao dịch thì giá thuê trên
dưới 1000 USD/ tháng là không thể. Nhưng với dịch vụ này thì chúng tôi vẫn đáp
ứng được,” Phú nói.
Lợi thì có lợi, nhưng...
Hiện nay, điều tiện lợi nhất của "văn phòng ảo" là địa điểm giao dịch
khách hàng thuận tiện, chi phí rẻ, tiết kiệm được phần lớn nguồn nhân lực…
Nhưng những bất cập không phải là không có.
Theo anh Phú, tại khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp quy định rõ trụ sở
chính của doanh nghiệp là: địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp, có
địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện thoại, số fax thì văn
phòng ảo đã đáp ứng đủ.
"Nhưng lâu nay, do thuật ngữ dùng từ 'ảo' nên nhiều khách hàng e ngại. Họ
sợ rằng sở hữu văn phòng mà nhân viên của mình đồng thời cũng là nhân viên của
5 hay 7 công ty khác thì đôi khi sẽ xảy ra những sự cố,” anh Phú cho biết.
Mặt khác, theo ghi nhận của Vietnam+, hầu hết các khác hàng của những công ty
kinh doanh văn phòng hiện nay như: Công ty Văn phòng trọn gói, Regus VietNam,
hay RexxCenter, đều cho biết họ chỉ đặt địa chỉ giao dịch, còn đặt địa chỉ đăng
ký kinh doanh bằng "văn phòng ảo" khi thanh toán các hóa đơn thì
"bên thuế chưa đồng ý."
Các giám đốc kinh doanh "văn phòng ảo" cho rằng điều này giúp đề
phòng những "công ty ma" nhưng đồng thời cũng hạn chế luôn những công
ty thật, làm ăn chính đáng.
Chính vì vậy, "hiện nay các khách hàng thuê 'văn phòng ảo' cũng chỉ thuê
trong một thời gian ngắn, thường thì 3 tháng đến 1 năm, rồi cũng tìm một địa
chỉ thật để đặt văn phòng đăng ký kinh doanh," anh Phú nói thêm.
Trao đổi về vấn đề pháp lý của "văn phòng ảo," ông Đặng Minh Tuấn,
chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội, cho biết,
văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát
sinh trong thực tế.
Nhưng ông Tuấn cũng nhấn mạnh: "Hiện tại, hình thức thuê 'văn phòng ảo'
làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên
tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy
đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm"./.
Thông Chí (Vietnam+)
http://www.vietnamplus.vn/xahoi/200903132785364267
